Política de Tratamiento de Datos

BUSINESS LABS UNITED S.A.S. resguarda derechos fundamentales como el Habeas Data, privacidad, intimidad, buen nombre e imagen. Todas las actuaciones se rigen por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

• Razón social: BUSINESS LABS UNITED S.A.S.
• NIT: 901.498.512-5
• Naturaleza: Persona jurídica de derecho privado
• Personería jurídica: registrada en la Cámara de Comercio el 02 de julio de 2021

Legislación Aplicable

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto Único 1074 de 2015
• Decreto 090 de 2018
• Sentencias de la Corte Constitucional C–1011 de 2008 y C–748 de 2011
• Circular 003 de 2018 de la Superintendencia de Industria y Comercio
• Guías y cartillas de la Superintendencia de Industria y Comercio

Esta política aplica a personas que, en cualquier actividad (académica, comercial, laboral, permanente u ocasional), suministren datos personales a BUSINESS LABS UNITED S.A.S., tanto dentro como fuera del territorio nacional.

Autorización

“Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.”

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato personal

Información vinculada o asociable a personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible

Información que afecta la intimidad o puede causar discriminación, incluyendo origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual, datos biométricos, imágenes fijas o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre bases de datos y/o tratamiento de datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento

“Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.”

Transferencia

Envío de información personal desde Colombia hacia un receptor responsable del tratamiento dentro o fuera del país.

Transmisión

Tratamiento que implica comunicación de datos dentro o fuera de Colombia cuando el encargado actúa por cuenta del responsable.

Aviso de privacidad

Documento físico, electrónico o en otro formato disponible al titular informando sobre políticas de tratamiento de información.

BUSINESS LABS UNITED S.A.S. aplicará los siguientes principios:

Principio de legalidad

Aplicación de disposiciones vigentes en tratamiento de datos personales y derechos fundamentales conexos.

Principio de libertad

“El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.”

Principio de finalidad

Uso subordinado a finalidad legítima informada al titular.

Principio de veracidad o calidad

“La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.”

Principio de transparencia

Garantía del derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.

Principio de acceso y circulación restringida

Datos personales no disponibles en internet masivamente sin control técnico de acceso restringido.

Principio de Seguridad

Protección mediante medidas tecnológicas, protocolos y medidas administrativas para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Principio de confidencialidad

Compromiso de mantener confidencialidad estricta sin revelar información a terceros. Personal administrativo debe suscribir documento adicional a contrato laboral asegurando este compromiso, obligación que persiste post-relación laboral.

Los datos personales recolectados se incluyen en bases de datos institucionales para uso directo o a través de responsables o encargados, según normatividad aplicable, para finalidades directas e indirectas relacionadas con objeto y propósitos de BUSINESS LABS UNITED S.A.S..

Uso permitido cuando:

• El titular ha dado autorización explícita (salvo excepciones legales).
• Necesario para salvaguardar interés vital del titular incapacitado (con autorización de representantes legales).
• Necesario para reconocimiento, ejercicio o defensa de derecho en proceso judicial.
• Finalidad histórica, estadística o científica (con supresión de identidad).

Se requiere autorización previa, expresa e informada del titular, obtenible por cualquier medio verificable posteriormente, sin perjuicio de excepciones legales.

Medio y Manifestaciones para Otorgar Autorización

Autorización puede constar en documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web u otro medio que garantice consulta posterior. Puede mediante mecanismo técnico o tecnológico mediante clic o doble clic donde se concluya inequívocamente que, sin conducta del titular, datos nunca hubieran sido capturados. La autorización la genera BUSINESS LABS UNITED S.A.S. y se dispone al titular con antelación previa al tratamiento.

Casos en los Cuales no se Requiere Autorización

No es necesaria cuando:

• Información requerida por entidad pública o administrativa en ejercicio de funciones legales u orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos del Registro Civil de las Personas.
• Temas comerciales de Ruta Pro y aliados universitarios.

Prueba de la Autorización

BUSINESS LABS UNITED S.A.S. utilizará mecanismos actuales e implementará acciones para mantener registros técnicos o tecnológicos de cuándo y cómo obtuvo autorización. Pueden establecerse archivos físicos o repositorios electrónicos directamente o a través de terceros contratados.

Se asegura respeto a derechos prevalentes de menores. Queda proscrito tratamiento de datos personales de menores, salvo datos de naturaleza pública. El Estado y entidades educativas deben proveer información y capacitación a representantes legales sobre riesgos de tratamiento indebido y uso responsable y seguro de datos.

Cuando actúa como responsable, cumplirá:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
• Solicitar y conservar copia de autorización otorgada, garantizando condiciones de seguridad.
• Informar debidamente al titular sobre finalidad de recolección y derechos asistentes.
• Conservar información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que información suministrada al encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar información, comunicando oportunamente novedades respecto de datos suministrados.
• Rectificar información incorrecta y comunicar al encargado.
• Suministrar al encargado únicamente datos previamente autorizados.
• Exigir al encargado, en todo momento, respeto a condiciones de seguridad y privacidad.

El RNBD es directorio público de bases de datos sujetas a tratamiento operando en el país, de libre consulta según normatividad del Gobierno Nacional. BUSINESS LABS UNITED S.A.S. procederá según normatividad vigente y reglamentación gubernamental para registrar sus bases de datos.

BUSINESS LABS UNITED S.A.S. puede utilizar sistemas de vídeovigilancia para seguridad de personas, bienes e instalaciones. Información puede emplearse como prueba en procesos internos o ante autoridades. Puede realizar toma de imágenes por medio idóneo para fines descritos, fijando aviso de privacidad con condiciones de tratamiento de datos personales correspondientes.

Período de vigencia para tratamiento de datos personales y sensibles será el tiempo razonable para cumplir finalidades del tratamiento.

El titular de datos personales tiene derechos de:

• Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales ante BUSINESS LABS UNITED S.A.S. como responsable.
• Solicitar por cualquier medio válido prueba de autorización otorgada como responsable del tratamiento.
• Recibir información previa solicitud respecto del uso dado a sus datos personales.
• Acudir ante autoridades legalmente constituidas, especialmente Superintendencia de Industria y Comercio, presentando quejas por infracciones a normatividad vigente, previo requerimiento ante responsable.
• Modificar y revocar autorización o solicitar supresión cuando tratamiento no respete principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
• Tener conocimiento y acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

BUSINESS LABS UNITED S.A.S. reconoce que datos personales pertenecen a personas a que se refieren y sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. Hará uso sólo para finalidades autorizadas, respetando normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Los encargados del tratamiento cumplirán, sin perjuicio de otras disposiciones:

• Garantizar al titular protección de datos personales en todo tiempo, pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
• Conservar información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente actualización, rectificación o supresión de datos según manual y normatividad vigente.
• Actualizar información reportada por responsables del tratamiento dentro de cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de solicitud.
• Tramitar consultas y reclamos formulados por titulares según normatividad vigente.
• Registrar en base de datos la leyenda “reclamo en trámite” conforme normatividad vigente.
• Insertar en base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por autoridad competente sobre procesos judiciales.
• Abstenerse de circular información controvertida por titular cuyo bloqueo haya sido ordenado por Superintendencia de Industria y Comercio o autoridad competente.
• Permitir acceso a información únicamente a personas autorizadas.
• Informar a Superintendencia de Industria y Comercio o autoridad competente cuando presenten violaciones a códigos de seguridad y riesgos en administración de información.
• Cumplir instrucciones y requerimientos de Superintendencia de Industria y Comercio o autoridad competente.

BUSINESS LABS UNITED S.A.S. garantizará derecho de acceso cuando, previa acreditación de identidad del titular, legitimidad o personalidad de representante, poniendo a disposición sin costo, de manera pormenorizada y detallada, respectivos datos personales a través de todo tipo de medio incluyendo medios electrónicos permitiendo acceso directo. Dicho acceso sin límite alguno permitiendo al titular conocerlos y actualizarlos en línea.

El titular puede en cualquier momento solicitar acceso a datos personales registrados, corrección, actualización o supresión de datos personales, revocar autorización otorgada para tratamiento, ejercer derechos mediante presentación de consultas y reclamos por:

• Oficina de correspondencia: comunicación motivada dirigida al Oficial de Protección de Datos Personales.
• Dirección: Calle 99 No 8-53, Bogotá
• Correo electrónico: info@rutaprofesional.com
• Teléfono: 3394949 - 3394999 Ext. 4818

Para Atención de Petición, Queja o Reclamo, se Solicita:

• Nombre completo y apellidos del titular de datos personales.
• Datos de contacto: dirección física y/o correo electrónico.
• Teléfonos de contacto.
• Motivos o hechos con breve descripción del derecho a ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización, revocarla, suprimir, acceder a información, entre otros).
• Firma (si es posible).
• Número de identificación.

El responsable contará con término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a fecha de petición, consulta o reclamo, para atenderla. Si no fuere posible atender dentro de dicho término, informará al titular los motivos de demora y fecha de atención, que en ningún caso superará ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cumplidos términos de Ley 1581 de 2012 y normas que la reglamenten, titular al que se deniegue total o parcialmente ejercicio de derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

Los titulares o causahabientes podrán consultar información personal en cualquier base de datos. BUSINESS LABS UNITED S.A.S. garantizará derecho de consulta, suministrando a titulares toda información contenida en registro individual o vinculada con identificación del titular. Respecto atención de solicitudes de consulta de datos personales, BUSINESS LABS UNITED S.A.S. garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, informados en aviso de privacidad.
• Utilizar servicios de atención al cliente o reclamaciones en operación.
• Independientemente del mecanismo implementado, solicitudes serán atendidas en término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de fecha de recibo. Si no fuere posible atender dentro de dicho término, se informará antes del vencimiento de los diez (10) días expresando motivos de demora y señalando fecha de atención, que en ningún caso superará cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

El titular o causahabientes que consideren que información contenida en base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o adviertan presunto incumplimiento de deberes de la Ley, podrán presentar reclamo ante responsable del tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de dependencia designada. El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta información señalada en artículo 15 de Ley 1581 de 2012 y normas que los modifiquen, adicionen, reglamente o derogue.

BUSINESS LABS UNITED S.A.S. tiene obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, información de éste que resulte incompleta o inexacta, conforme procedimiento y términos arriba señalados. Se tendrá en cuenta:

• En solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar correcciones a realizar y aportar documentación que avale su petición.
• BUSINESS LABS UNITED S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que faciliten ejercicio de este derecho, siempre beneficien al titular. Se podrán habilitar medios electrónicos u otros pertinentes.
• BUSINESS LABS UNITED S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, informados en aviso de privacidad y puestos a disposición en página web.

El titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar a BUSINESS LABS UNITED S.A.S. supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• Considere que no están siendo tratados conforme a principios, deberes y obligaciones previstas en normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para finalidad para que fueron recabados.
• Se haya superado período necesario para cumplimiento de fines para que fueron recabados.

Esta supresión implica eliminación total o parcial de información personal de acuerdo con solicitud del titular en registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por BUSINESS LABS UNITED S.A.S.. Es importante tener en cuenta que “el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:”

• El titular tenga deber legal o contractual de permanecer en base de datos.
• Eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, investigación y persecución de delitos o actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del titular; realizar acción en función del interés público, o cumplir con obligación legalmente adquirida por titular.

Los titulares de datos personales pueden revocar consentimiento al tratamiento de sus datos en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida disposición legal o contractual. Para ello, BUSINESS LABS UNITED S.A.S. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos permitiendo al titular revocar consentimiento, al menos por mismo medio por que lo otorgó. Se debe tener en cuenta dos (2) modalidades:

Revocatoria total

Sobre totalidad de finalidades consentidas, donde BUSINESS LABS UNITED S.A.S. debe dejar de tratar por completo los datos del titular.

Revocatoria parcial

Sobre tipos de tratamiento determinados, como fines publicitarios o estudios de mercado.

Con revocatoria parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, conforme autorización otorgada, puede llevar a cabo y con que titular está de acuerdo.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en normatividad vigente, BUSINESS LABS UNITED S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Dependiendo de naturaleza de relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener con BUSINESS LABS UNITED S.A.S., totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a requerimientos legales aplicables. Con aceptación de presente política, autoriza expresamente para transferir Información Personal para todas relaciones que puedan establecerse con BUSINESS LABS UNITED S.A.S.. Sin perjuicio de obligación de observar y mantener confidencialidad de información, BUSINESS LABS UNITED S.A.S. tomará medidas necesarias para que terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo entendido que información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con relación con BUSINESS LABS UNITED S.A.S., y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

BUSINESS LABS UNITED S.A.S. también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado para:

• Cumplir con leyes vigentes, incluyendo leyes distintas a las de su país de residencia. Cumplir con procesos jurídicos.
• Responder solicitudes de autoridades públicas y del gobierno, y responder solicitudes de autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia.
• Hacer cumplir términos y condiciones.
• Proteger operaciones.
• Proteger derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros.
• Obtener indemnizaciones aplicables o limitar daños y perjuicios que puedan afectar.

BUSINESS LABS UNITED S.A.S. como institución de educación superior, en términos establecidos en normatividad vigente, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y distintas dependencias tanto académicas como administrativas actuarán como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales.

BUSINESS LABS UNITED S.A.S. designa al Oficial de Protección de Datos personales, quien recibirá, procesará y canalizará distintas solicitudes recibidas y las hará llegar a respectivas dependencias encargadas del tratamiento. Dependencias, una vez reciban estás comunicaciones, entrarán a cumplir función de protección de datos personales y deberán dar trámite a solicitudes de titulares, en términos, plazos y condiciones establecidos en la ley, para ejercicio de derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión, revocatoria a que hace referencia normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

En evento en que considere BUSINESS LABS UNITED S.A.S. dio uso contrario al autorizado y leyes aplicables, podrá contactarnos a través de comunicación motivada dirigida al Oficial de Protección de Datos:

• Oficina de correspondencia: comunicación motivada dirigida al Oficial de Protección de Datos Personales.
• Dirección: Calle 99 No 8-53, Bogotá
• Correo electrónico: info@rutaprofesional.com
• Teléfono: 3394949 - 3394999 Ext. 4818

El presente manual rige a partir del 02 de julio de 2021 y deja sin efectos reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en BUSINESS LABS UNITED S.A.S..